KVKK Aydınlatma Metni

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI AYDINLATMA METNİ

1.  Amaç ve Kapsam

Amacı, kişisel verilerin işlenmesinde kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemek olan KVKK'nın  Aydınlatma Yükümlülüğü'nü düzenleyen 10'ncu maddesine göre veri sorumluları, kişisel verilerini işledikleri ilgili kişileri belirli konularda bilgilendirmekle yükümlüdür. Karaca Gümrük Müşavirliği Hizmetleri Limited Şirketi (kısaca “KARACA''), aşağıdaki maddelerde belirtilen amaç ve yöntemlerle veri sorumlusu olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve ilgili diğer mevzuata uygun olarak kişisel verilerinizi işlemektedir.

Karaca Gümrük Müşavirliği Hizmetleri Limited Şirketi (kısaca “KARACA'') olarak biz, şirketimiz ile irtibatı bulunan (kısaca ''İLGİLİ KİŞİ'') tarafların  kişisel verilerini koruma ve güvenli bir şekilde kullanma sorumluluğumuzun bilincindeyiz ve bu bilinçle kişisel verilerin güvencesini sağlamaya ve politikalarını uygulamaya önem veririz.

Bu kapsamda hazırlanan İşbu Aydınlatma Metni; veri sorumlusu sıfatı ile, 7 Nisan 2016 tarih ve 29677 sayılı Resmi Gazete'de yayımlan  6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat çerçevesinde;  KARACA ile irtibatı bulunan, potansiyel ve mevcut müşterilerimizin veya onlarla ilişkili kişilerin, müşterilere sağlanan hizmetlere ilişkin olarak kişisel verileri işlenen kişilerin, mevcut çalışan ve çalışan adaylarının, ortakların ve yüklenicilerin, tedarikçilerin ve alt yükleniciler ile ilişkili kişilerin, KARACA ofislerine gelen ziyaretçilerin, KARACA web sitesini ziyaret eden kişilerin ve KARACA ile iletişime geçen diğer tüm kişilerin  kişisel verilerinin toplanması,saklanması, işlenmesi ve aktarılması konularında tarafları, verilerin alınma, toplanma şekilleri, işlenme amaçları, paylaşılan kişiler, hukuki nedenleri ve veri sahibi hakları konularında en şeffaf şekilde bilgilendirme yükümlülüğümüzün yerine getirilebilmesi  amacıyla  hazırlanmıştır. 

Özellikle İşbu aydınlatma metni ile web sitemizden iş başvurusunda bulunan Çalışan Adayları web sitemizden yaptıkları başvurularda mevcut İş başvuru formunu özenle doldurmaları gerektiğini, formu doldurmakla ve veya özgeçmişlerini şirketimizle paylaşmakla, İş Başvuru Formu’nda/Özgeçmişde belirtilen bilgilerin doğruluğunu teyit ettiğini, Şirketimiz tarafından “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca bizimle paylaşılmış olan kişisel verilerin, işleme amacı ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olacak şekilde işleneceğinin bilindiğini, işe yatkınlığın belirlenebilmesi amacıyla Şirketimizce işlenmesine, daha önce çalıştığı işverenler de dahil olmak üzere adayların açık rızası olduğu taahhüt edilen referansların aranarak çalışma belgesinde belirtilen hususların detaylandırılması için görüşme yapılmasına onay vereceğini bilir ve kabul eder. Adaylık sürecinde adayların yetkinlikleriyle doğrudan ilgili olmayan herhangi bir kişisel bilgiyi ve özellikle özel nitelikli verilerini belirtmekten kaçınmaya özenle dikkat etmeleri gerektiğini önemle tavsiye ediyoruz. Adaylar tarafından İş Başvuru Formunda sağlanan bilgilerin yanısıra bu bilgilere ek olarak işe alım süreci kapsamında; aday değerlendirmelerinden oluşan raporlar, görüşme notları, ilgili sınav sonuçları, işe alım süreci sırasında referanslardan ya da doğrudan adaydan elde edilebilecek kişisel veriler ile iş görüşmesi sırasında oluşturulabilecek kişisel veriler tarafımızca kvkk kapsamında işlenebilecektir. Ayrıca aday, istihdam edilmemesi durumunda “Çalışan Adayı” statüsü ile verilmiş olan kişisel verilerin en fazla 6 ay süre ile meşru menfaat kapsamında saklanıp sonra silinecek olduğunu, açık rıza olması halinde rıza verilen süre kadar, işe alımın söz konusu olması halinde ise saklanması zorunlu olan kişisel verilerin çalışılan süre boyunca ve işten ayrılma durumunda ise ayrılış̧ tarihinden itibaren 10 yıl süre ile saklanacağını, başvurulan kadro için değerlendirilmeme durumunda başvurunun saklanması için rıza gösterilirse yeni açılan boş kadrolar için özgeçmiş değerlendirmeye alınabileceğini bilir ve kabul eder. Suça konu bir eylemin söz konusu olması halinde ise kişisel veriler Türk Ceza Kanunu’nda belirtilen dava ve ceza zamanaşımları süresince tutulur.

2. Temel Tanımlar

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre;
Kişisel veri; kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Kişisel verilerin işlenmesi; kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
İlgili kişi; kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
Veri sorumlusu; kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,
Aydınlatma yükümlülüğü; kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişinin, ilgili kişilere; veri sorumlusunun kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ve Kanun'un 11'inci maddesinde sayılan diğer hakları konusunda bilgi verme yükümlülüğünü,
ifade eder.

3.  Veri Sorumlusu

KVKK, KARACA bünyesinde işlenen kişisel veriler için KARACA’yı veri sorumlusu olarak kabul etmektedir. Bu maksatla, kuruluş amacı hizmet verdiği ithalat ve ihracat yapan firmalara gümrük süreçlerinde ilgili mevzuata uygun, güvenilir ve hızlı bir şekilde gümrük müşavirliği hizmeti sunmak ve dış ticaret tüm safhalarında danışmanlık vermek olan KARACA, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“6698 sayılı Kanun”) uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla toplamış olduğu kişisel verileri aşağıda açıklanan kapsamda ve amaçlarla işleme hak ve yetkisine sahiptir.

4.  Toplanan Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği

KARACA, potansiyel ve mevcut müşterilerinin veya onlarla ilişkili kişisel verileri işlenen kişilerin, mevcut çalışan ve çalışan adaylarının, ortakların ve yüklenicilerin, tedarikçilerin ve alt yükleniciler ile ilişkili kişilerin, ofislerine gelen ziyaretçilerin, Web sitesini ziyaret eden kişilerin ve kendisi ile iletişime geçen diğer tüm kişilerin toplanan kişisel verilerini, çeşitli kategorilerde KVKK ve diğer mevzuata uygun olarak işleyebilmektedir.

Toplanan kişisel veriler;

-  KARACA'nın hizmetlerini sunabilmesi, vergi ve sair yükümlülüklerini yerine getirebilmesi, ilgili kayıt ve belgeleri düzenleyebilmesi, yerel ve uluslararası yasal mevzuatın öngördüğü bilgi saklama, bilgilendirme, raporlama, yükümlülüklerine uyabilmesi,

-  Altyapı ve ticari faaliyetlerin yönetilmesi, denetim, finans, muhasebe, faturalama ve tahsilatlar, bilgi işlem sistemleri, veriler ve internet sitesi barındırma, iş devamlılığı ve kayıtlar, belge  yönetimi ile bağlantılı olanlar da dahil olmak üzere, iç politika ve prosedürlere uyulması,

-  Talep üzerine yapılacak tanıtım faaliyetleri için trafik ölçümleme, istatistiki analizler ve benzeri çalışmaların yürütülmesi,

-  Müşteri memnuniyetinin ölçümlenmesi ve artırılması, şikâyet yönetimi, yeni hizmet ve ürünler ile ilgili görüş ve önerilerin, sorun-hata bildirimlerinin alınması, hizmetlerimiz ile ilgili şikayet ve taleplerinize yönelik tarafınıza bilgi verilmesi,

-  Resmî kurumlarca öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması, sözleşmelerin gerekliliklerini yerine getirilmesi ve bu hizmetlerden faydalanılmasına ilişkin olarak KARACA’nın tabi olduğu yasal yükümlülüklerin ifa edilmesi,

-  KARACA'nın ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması amacı doğrultusunda; KARACA tarafından yürütülen finans operasyonları, iletişim, pazar araştırması ve sosyal sorumluluk aktiviteleri, satın alma operasyonları (talep, teklif, değerlendirme, sipariş, bütçelendirme, sözleşme), şirket içi sistem ve uygulama yönetimi operasyonları ve hukuki operasyonların yönetilmesi,

-  Kara para aklamayı önleme ve terör karşıtı yasalar da dahil olmak üzere yürürlükteki yasalara ve düzenleyici yükümlülüklere uyulması ve resmi makamlardan ve devlet makamlarından gelen taleplerin incelenmesi, değerlendirilmesi ve yanıtlaması,

amaçlarıyla 6698 sayılı Kanun’unun ilgili maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şart ve amaçları doğrultusunda işlenecektir.

5.  Kişisel Verilerin Toplanma ve İşlenme Yöntemleri

KARACA ile irtibatı bulunan ''İlgili Kişi''’ lerin kişisel verileri;

-  Elektronik ortamda yayınlanan veya matbu başvuru formları aracılığıyla,

-  İlgili Kişi’nin elden, posta, e-posta ve benzeri yöntemlerle ilettiği özgeçmişi aracığıyla,

-  İnsan Kaynakları danışmanlık ve istihdam kurumları aracığıyla,

-  Telefon, video konferans gibi araçlarla veya yüz yüze yapılan mülakat sırasında,

-  İlgili Kişi tarafından beyan edilen bilgileri teyit etmek amacıyla yapılan kontroller ve diğer araştırmalar sonucunda,

-  İş yeri güvenliği sebebi ile yapılan kamera kayıtları ve bina giriş kayıtları aracılığıyla,

-  Şirket aracı güvenliği sebebi ile yapılan araç takip sistemi kayıtları aracılığıyla,

-  Kalite standartlarının sağlanması amacıyla yapılan şirket telefon kayıtları aracılığıyla ve diğer gerekli yöntemlerle toplanabilir ve işlenebilir.

KARACA, toplanan ve işlenen kişisel verileri; ilgili kanunlar ve mevzuat ile belirtilen sürelerden kısa olmamak üzere sözleşmelerden doğan yükümlülükler, ticari ihtiyaçlar, olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi, hak ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla gerekli görüldüğü sürece saklamaktadır.

6.  İşlenen Kişisel Verilerin  Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

KARACA tarafından hukuka uygun olarak toplanan ve işlenen kişisel verileriniz;

- Çalışanlarımıza, iş ortaklarımıza, şirket ortaklarımıza, tedarikçilerimize,

- Vergi Usul Kanunu, Sosyal Güvenlik Kurumu mevzuatı, Sayıştay, Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun, Karaparanın Aklanmasının Önlenmesine Dair Kanun, Türk Ticaret Kanunu, Borçlar Kanunu ve diğer mevzuat hükümlerinin izin verdiği kişi veya kuruluşlara,

- Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları, idari merciler ve yasal mercilere,

- Faaliyetlerimizi yürütebilmek amacıyla, hizmet karşılaştırma, analiz, değerlendirme, reklam ve yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesinde hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız gerçek veya tüzel kişilere, program ortağı kurum ve kuruluşlara, müşterilerimize gönderdiğimiz iletilerin gönderilmesi konusunda anlaşmalı olduğumuz kurumlara, verilen siparişlerin size teslimini gerçekleştiren kargo şirketlerine,

6698 sayılı Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde hukuki yükümlülükler ve yasal sınırlamalar çerçevesinde aktarılabilecektir.

7.  Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçlarla ve faaliyetlerimizin eksiksiz yürütülmesini sağlamak için; anlaşmalı internet siteleri üzerinden yapılmış olan başvurular, hizmet verdiğimiz / aldığımız sair kurumlar ile her türlü mevzuat veya sözleşme dahilinde işlem yapılan gerçek ve / veya tüzel kişiler, şirket personelimiz, şirketin yetkilendirdiği kişiler, internet sitemiz ve mobil uygulamamız, çevrimiçi hizmetler ve çağrı merkezleri gibi kanallar ve sosyal medya hesaplarımız gibi mecralardan sözlü, yazılı veya elektronik ortamda veya ilerde kurulacak/oluşabilecek diğer kanallar başta olmak üzere; KARACA tarafından yasal mevzuat çerçevesinde yukarıda belirtilen amaçlarla KVKK m. 4/2 hükmünde öngörülen ilkeler ışığında açık rıza temini suretiyle veya KVKK m. 5/2 ve KVKK m. 6/3 hükümlerinde öngörülen durumların varlığı halinde, açık rıza temin edilmeksizin toplanmakta ve işlenebilmektedir.

8.  Kişisel Verilerin Saklanması Ve Silinmesi

KARACA, KVKK ve ilgili diğer mevzuat uyarınca veri tutma limitlerini belirlerken birincil öncelikte yasal yükümlülükleri dikkate alır. Kanunların ve diğer mevzuatın doğrudan veya dolaylı olarak bir limit belirlenmediği durumlarda kişisel veriler, işlendikleri makul ve yasal amaç ile uyumlu bir limit belirlenerek saklanmaktadır. Süre sonunda veya işlemeye konu sebebin ortadan kalkması halinde ilgili veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir.

9.  6698 sayılı KVKK Kanunu’nun Kişisel Veri Sahibine Sağladığı Kanuni Haklar ve Hakların Kullanılması

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda düzenlenen yöntemlerle iletmeniz durumunda KARACA; niteliğine göre başvuruda yer alan talepleri, KVKK’da belirtilen süre içinde sonuçlandıracaktır. Başvuru kural olarak ücretsiz olmakla birlikte, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Karaca tarafından KVKK’ya göre belirlenen tarifeye göre ücret de talep edilebilecektir. KARACA, başvuruya ilişkin kabul veya ret cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirebilecektir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi hâlinde veri sorumlusunca gereği yerine getirilecek olup başvurunun veri sorumlusunun hatasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret ilgiliye iade edilecektir..

Bu kapsamda KVKK’nın tanıdığı haklar gereği kişisel veri sahibi herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili;

- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

- 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Yukarıda belirtilen KVKK'nın uygulanması ile ilgili haklarınızı kullanma taleplerinizi, bizzat ve yazılı olarak Veri Sorumlusu  KARACA'ya, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza gibi iletişim adresleri üzerinden iletebilirsiniz. Başvurularda sadece başvuru sahibi kişi hakkında bilgi verilecek olup diğer aile fertleri ve üçüncü kişiler hakkında bilgi alınması mümkün olmayacaktır. KARACA'nın cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkı saklıdır.

Başvurunuzda;

a) Adınızın, soyadınızın ve başvuru yazılı ise imzanızın,

b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranızın, yabancı iseniz uyruğunuzun, pasaport numaranızın veya varsa kimlik numaranızın,

c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresinizin,

ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numaranızın,

d) Talep konunuzun,

bulunması zorunlu olup varsa konuya ilişkin bilgi ve belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

Şahsen yazılı yapmak istediğiniz başvurularınızı, yukarıda belirtilen zorunlu belgeleri ekleyerek Veri Sorumlusu KARACA'nın İstanbul Dünya Ticaret Merkezi EGS Business Park Blokları, Yeşilköy Mh., Atatürk Caddesi, B2 Blok, Kat:11 Yeşilköy-Bakırköy/İstanbul adresine verebilirsiniz.

E-posta yoluyla yapmak istediğiniz başvurularınızı  kvkk-basvuru@karacagumrukleme.com  e-posta adresine, KEP yoluyla yapmak istediğiniz başvurularınızı  karacagumruk@hs02.kep.tr  adresimize yapabilirsiniz.

Talebinizin niteliğine göre kimlik tespitine olanak sağlayacak bilgi ve belgelerin eksiksiz ve doğru olarak tarafımıza sağlanması gerekmektedir. İstenilen bilgi ve belgelerin gereği gibi sağlanmaması durumunda, KARACA tarafından talebinize istinaden yapılacak araştırmaların tam ve nitelikli şekilde yürütülmesinde aksaklıklar yaşanabilecektir. Bu durumda, KARACA kanuni haklarını saklı tuttuğunu beyan eder. Bu nedenle, başvurunuzun talebinizin niteliğine göre eksiksiz ve istenilen bilgileri ve belgeleri içerecek şekilde gönderilmesi gerekmektedir.